Eine PDF per E-Mail verschicken: erst an dich selbst üben

Zuerst die Begriffe und die Übungsdatei

Eine E-Mail ist ein elektronischer Brief. Ein Postfach ist der Bereich, in dem du solche Briefe empfängst und verschickst. Die E-Mail-Adresse benennt das Postfach, zum Beispiel mit einem @ in der Mitte. Für diese Übung verwendest du ausschließlich deine eigene echte Adresse.

Eine Datei ist ein gespeicherter Inhalt mit einem Namen. Unsere Datei heißt zum Beispiel Uebungsbrief.pdf. Eine PDF hält das Aussehen von Seiten zum Lesen und Weitergeben fest. Ein Ordner ist eine digitale Mappe; in der Mappe Downloads landen häufig Dinge, die du aus dem Internet auf deinen Computer holst. Dieses Holen nennt man herunterladen.

Hast du noch keine Übungs-PDF? Erstelle zuerst mit unserer Brief-Anleitung einen kurzen Brief mit erfundenen Angaben. Du brauchst keine echte Bewerbung oder Rechnung zum Üben.

Die richtige Datei vorab öffnen

1. Suche auf der Tastatur die Taste mit dem Windows-Zeichen. Halte sie gedrückt, drücke zusätzlich E und lasse beide los. Der Datei-Explorer öffnet sich. Das ist die Übersicht über Dateien und Ordner.
2. Klicke in seiner linken Leiste einmal mit der linken Maustaste auf Downloads.
3. Suche deine Übungsdatei. Öffne sie durch zwei schnelle Klicks mit der linken Maustaste auf ihren Namen. Das heißt Doppelklick.
4. Lies die geöffnete Seite. Stimmt der Inhalt? Enthält sie nur die erfundenen Übungsangaben? Merke dir den Dateinamen.

Outlook.com öffnen und eine Nachricht anfangen

Ein Browser ist ein Programm für Internetseiten, zum Beispiel Edge oder Chrome. Öffne deinen Browser durch einen Doppelklick auf sein Symbol. Falls er bereits offen ist, klicke auf sein Fenster.

1. Klicke oben in die lange Zeile mit der Internetadresse. Tippe https://outlook.live.com/ ein und drücke Enter, die Taste mit dem abgewinkelten Pfeil. Melde dich bei deinem privaten Microsoft-Konto an, falls die Seite danach fragt.
2. Wenn du dein Postfach siehst, klicke oben links auf Neue Nachricht. Je nach Oberfläche heißt die Schaltfläche Neue E-Mail oder befindet sich unter Neu.
3. Klicke in das Feld An. Tippe deine eigene vollständige E-Mail-Adresse ein. Drücke Enter. Prüfe die Adresse noch einmal Buchstabe für Buchstabe.
4. Klicke in Betreff oder Betreff hinzufügen. Tippe Mein PDF-Test. Der Betreff ist die kurze Überschrift der Nachricht.
5. Klicke in die große freie Fläche darunter. Tippe Dies ist meine Übung. Im Anhang ist mein Übungsbrief.

Die PDF anfügen

Ein Anhang, auch Anlage genannt, ist eine Datei, die zusätzlich zum Nachrichtentext mitgeschickt wird. Wir nehmen eine Datei vom Computer und keinen Link auf einen Onlinespeicher.

1. Suche im Schreibfenster das Symbol einer Büroklammer beziehungsweise die Schaltfläche Anfügen. Sie steht in der Werkzeugleiste der Nachricht, je nach Ansicht oberhalb oder unterhalb des Textes. Klicke darauf.
2. Klicke im geöffneten Menü, also der Auswahlliste, auf Diesen Computer durchsuchen.
3. Ein Fenster zur Dateiauswahl öffnet sich. Klicke links auf Downloads.
4. Klicke einmal auf deine zuvor geprüfte PDF. Der Name wird hervorgehoben. Das nennt man markieren: Die Datei ist ausgewählt, aber noch nicht angefügt.
5. Klicke rechts unten auf Öffnen.
6. Warte, bis die Datei vollständig angefügt ist und keine laufende Ladeanzeige mehr zu sehen ist. In der Nachricht muss ein eigenes Feld mit ihrem Dateinamen erscheinen.

Senden und den Empfang selbst prüfen

1. Lies Empfängeradresse, Betreff, Text und Anhang noch einmal durch. Klicke erst dann auf Senden.
2. Klicke links im Postfach auf Gesendete Elemente. Falls die Ordnerleiste eingeklappt ist, öffne sie über das Symbol mit den drei waagerechten Strichen links oben.
3. Klicke auf die Nachricht „Mein PDF-Test“. Prüfe, ob die Anlage dort enthalten ist.
4. Klicke links auf Posteingang. Warte kurz auf deine Nachricht und öffne sie durch einen Klick auf den Betreff. Falls sie fehlt, sieh zusätzlich im Ordner Junk-E-Mail nach; dort werden als unerwünscht eingeschätzte Nachrichten abgelegt.
5. Klicke in der empfangenen Testnachricht auf den PDF-Anhang. Lies die Vorschau und vergleiche sie mit deinem Übungsbrief.

„Gesendet“ bedeutet nicht automatisch, dass ein fremder Empfänger die Nachricht erhalten oder gelesen hat. Unser Selbsttest prüft den Empfang in deinem eigenen Postfach. Bei wichtigen echten Unterlagen kannst du den Empfänger später um eine kurze Bestätigung bitten.

Wenn etwas anders aussieht oder nicht klappt

Ich sehe keine Büroklammer.

Prüfe, ob der Nachrichtenentwurf geöffnet ist. Vergrößere das Fenster über das Quadrat rechts oben. Weitere Befehle können hinter drei Punkten in der Werkzeugleiste liegen. Verwende diese Anleitung nicht unverändert für die Handy-App.

Die falsche Datei hängt an der Nachricht.

Entferne sie vor dem Senden über das kleine X beziehungsweise das Menü direkt an ihrer Dateikachel. Füge danach die richtige Datei an und kontrolliere den Namen.

Die Datei ist zu groß.

Sende nicht mehrfach dieselbe Nachricht. Beachte die eingeblendete Größenmeldung. Postfächer haben unterschiedliche Grenzen. Frage bei Bewerbungen nach der erlaubten Größe; ein Onlinespeicher-Link hat andere Zugriffsregeln als unser einfacher Anhang.

Ich kann den Anhang nicht öffnen.

Prüfe, ob der Versand noch läuft und ob die Originaldatei bereits geöffnet werden konnte. Öffne keine unerwarteten Anlagen fremder Absender, nur um zu sehen, was darin ist.

Alltagsbeispiel: Du möchtest später einen bereits geprüften Elternbrief an die Schule senden. Du ersetzt im geübten Ablauf nur Empfänger, Betreff, Text und Datei. Prüfe besonders die Empfängeradresse und vertrauliche Angaben.